Com sabotejar la teva pròpia administració de comunitats

Com sabotejar un departament de comunitats des de dins: una estratègia garantida per al caos

En l’àmbit de l’administració de finques, l’organització interna d’un departament de comunitats de propietaris és un factor clau per a l’eficàcia i la rendibilitat del negoci. No obstant això, hi ha decisions errònies en l’estructura jeràrquica que poden portar al fracàs absolut. Un exemple clar d’aquesta disfuncionalitat és situar el responsable del departament de reparacions per sobre dels oficials que gestionen les comunitats. Aquest article analitza per què aquesta decisó és incongruent i contraproduent, i per què l’estructura hauria de funcionar justament al revés.

1. Per què aquesta estructura genera caos?

Quan es col·loca el departament de reparacions en una posició de superioritat sobre els oficials de comunitats, sorgeixen nombrosos problemes operatius que minen la productivitat i la qualitat del servei.

a) Desconnexió entre problemes i solucions

Els oficials de comunitats coneixen les necessitats i prioritats de cada comunitat millor que ningú. Si el departament de reparacions s’imposa com un filtre superior, es poden prendre decisions errònies que no s’ajusten a les necessitats reals de les comunitats, generant retards, malentesos i insatisfacció dels clients.

b) Fragmentació de la presa de decisions

Els oficials de comunitats s’encarreguen de la gestió integral de cada comunitat, establint relacions amb propietaris, presidents i proveïdors. Si el departament de reparacions està per sobre, els oficials es veuen desposseïts de l’autonomia necessària per gestionar amb eficàcia les seves comunitats. Això genera contradiccions i ordres oposades, creant confusió i alentint els processos.

c) Augment de la burocràcia innecessària

El fet d’haver de passar per un nivell intermedi abans d’executar accions provoca una pèrdua de temps i recursos. Qualsevol incidència es converteix en una cadena de gestions, correus electrònics, consultes i autoritzacions que allarguen processos que podrien solucionar-se de manera àgil i efectiva des del departament de comunitats.

d) Friccions entre companys i mal ambient laboral

Quan es crea una jerarquia on el departament de reparacions està per sobre dels oficials de comunitats, es genera una dinàmica de tensió i conflictes interns. Els oficials poden sentir-se infravalorats i limitats en la seva feina, mentre que el personal de reparacions pot abusar de la seva posició. Això desemboca en un ambient laboral negatiu que afecta el rendiment i la satisfacció dels empleats.

2. Impacte negatiu en l’eficàcia i la rendibilitat

a) Pèrdua de control sobre la gestió de comunitats

Si els oficials de comunitats no tenen el poder de decisó que han de tenir, no poden planificar estratègies a llarg termini ni actuar amb agilitat en situacions urgents. Aquest descontrol impacta directament en la satisfacció dels clients i pot derivar en la pèrdua de comunitats en la cartera de l’empresa.

b) Desmotivació de l’equip de treball

Un oficial de comunitats que no pot gestionar lliurement el seu treball es veu reduït a un simple tramitador d’incidències, perdent el sentit de responsabilitat i autonomia. Aquesta desmotivació genera frustració, baixa productivitat i una alta rotació de personal.

c) Increment de costos

Les ineficiències i la pèrdua de temps en processos burocràtics es tradueixen en un augment de costos operatius. Més temps en gestions innecessàries significa menys capacitat de captar nous clients i menys rendibilitat per a l’empresa amb tot el que això comporta.

3. L’alternativa lògica: un departament d’incidències al servei de les comunitats

L’opció correcta i estratègica és col·locar els oficials de comunitats al capdavant de la gestió i establir el departament de reparacions com un suport a la seva tasca. Això permet:

a) Una gestió coordinada i fluida

Els oficials de comunitats mantenen el control directe sobre les seves comunitats i poden comunicar-se amb el departament de reparacions quan necessitin assistència, evitant pèrdues de temps i confusions.

b) Una millora en la qualitat del servei

Quan el departament de reparacions treballa com un suport, pot oferir respostes més ràpides i eficients, permetent que els oficials es centrin en la relació amb els usuaris/propietaris i la millora de la gestió.

c) Reducció de costos i augment de la rendibilitat

Un sistema més eficient redueix els costos operatius i permet optimitzar recursos, fet que es tradueix en un servei de més qualitat sense necessitat d’invertir en estructures innecessàries.

4. Conclusions

Situar el responsable del departament de reparacions per sobre dels oficials de comunitats és una decisó que condueix al caos, la ineficiència i la pèrdua de clients. L’estructura correcta passa per situar els oficials al capdavant de la gestió i establir el departament de reparacions com un suport per optimitzar processos i facilitar la feina. Només amb aquesta estratègia es pot garantir un servei àgil, eficaç i rendible per a l’empresa i els seus clients.

Un canvi en l’organització pot marcar la diferència entre un departament que funciona i un que està condemnat al fracàs. Ara, la pregunta és: estàs disposat a sabotejar el teu propi negoci?